Word, het maken van een mailing

Ó Niek Lurvink

Inhoud

Wat gaat er gebeuren ?

Je kent het vast wel, je krijgt een brief thuis: ‘Geachte Niek Lurvink, U krijgt nu de kans om een auto te winnen…………’ De brief is persoonlijk aan je geadresseerd, en je denkt: dat zit wel goed. Later blijkt dat de hele straat dezelfde brief heeft gekregen. Hier is sprake vn een mailing. De brief is hetzelfde. Alleen een aantal gegevens zijn veranderd (bijvoorbeeld je naam en je adres). Met deze cursus leer je om zelf een mailing te maken.

Een mailing maken
Het gegevensbestand bewerken
Een nieuwe mailing maken (met het bestaande gegevensbestand)

Waarom ga ik het doen ?

Als je vaak veel brieven moet maken, waar hetzelfde in staat, en die steeds aan een bepaalde groep mensen gestuurd moet worden, bijvoorbeeld voor de sportclub, of aan de ouders op school. Nu kun je deze brieven een persoonlijke tint geven door de naam van de geadresseerde te vermelden. Met een mailing gaat dit snel. Je hebt in een mum van tijd je brieven klaar.

Wat wordt het resultaat ?

Een persoonlijke mailing.

Oefeningen en werkwijzen

Je kunt alles wat we hier uitleggen gelijk uitproberen in het programma Word. Je kunt de uitleg dus gebruiken als een oefening. Door het te doen leer je het namelijk het snelste.

· Een mailing maken

Eerst moet je natuurlijk de brief schrijven die je wilt versturen. Ik maak een eenvoudige brief als voorbeeld:

We willen deze brief natuurlijk niet alleen naar Rick sturen, maar ook naar onze andere clubleden. Daarom gaan we een aantal dingen veranderen in deze brief, zodat hij geschikt wordt voor een mailing.

Ga nu in het menu naar Extra. Je ziet nu het volgende uitrolmenu:

Druk nu op ‘Afdruk samenvoegen’. Het volgende scherm komt tevoorschijn:

Druk nu op . Je krijgt nu het volgende scherm:

Kies nu voor ’Standaardbrieven’. Je krijgt nu de volgende optie:

Kies voor ‘Actief venster’. Dat is het venster van de brief die je net getypt hebt.

Kies nu voor . Je krijgt dan het volgende scherm te zien:

Kies voor ‘Gegevensbestand maken’.

Je krijgt het volgende scherm:

Klik op OK

Je kunt nu het gegevensbestand opslaan. Sla het bijvoorbeeld op als ‘namen sportclub’. Je krijgt het volgende scherm:

Kies voor ‘Gegevensbestand bewerken’. Je ziet nu het volgende scherm:

Je kunt nu gegevens invullen. Voor deze mailing hoeven we alleen de velden ‘Voornaam’ en ‘Achternaam’ maar in te vullen. Handig is het echter om zoveel mogelijk gegevens in te vullen. Je kunt het bestand namelijk later nog een keer gebruiken. Als je ingevuld hebt wat nodig is, druk je op ‘Nieuwe toevoegen’. Je kunt nu de volgende naam toevoegen. Als je klaar bent druk je op OK.

Je ziet nu je brief weer op het scherm.

Er is nu echter een werkbalk bijgekomen:

Dit is de werkbalk ‘afdruk samenvoegen’

Je kunt nu in je document ‘Samenvoegvelden invoegen’. In deze velden worden later de gegevens ingevoegd.

Selecteer daartoe de gedeelten, waarvan je velden wilt maken, klik daarna op de knop ‘Samenvoegveld invoegen’ en voeg het gewenste veld in. (Rick wordt «Voornaam» en Westerhof wordt «Achternaam»).

Je Document ziet er dan zo uit:

Om de mailing te vervolledigen is er nog 1 handeling nodig:

Klik op de knop . Je krijgt dan het volgende scherm:

Kies voor samenvoegen. De brief wordt samengevoegd. (je kunt ook de knop gebruiken).

Er ontstaat een nieuw document met net zoveel pagina’s als namen dat je ingevoerd hebt. Dat kunnen er wel 100 zijn. 1 van deze pagina’s zag er bij mij zo uit:

Je mailing is klaar. Je kunt het document nu opslaan of uitprinten.

· Het gegevensbestand bewerken

Het bestand ‘namen sportclub’ kun je later weer gebruiken voor een andere mailing. Je kunt hem ook aanpassen. Daartoe moet je hem eerst openen. Je krijgt dan het volgende scherm. De gegevens die je ingevoerd hebt staan in kolommen: